Trend công sở là một mảng lớn trên mạng xã hội: "một ngày làm việc của mình", nhảy cùng cả phòng khi tan ca, diễn lại tình huống sếp giao việc, kể chuyện khách hàng khó chiều, khoe góc làm việc mới. Những video này giúp người ngoài hiểu một nghề, và nhiều công ty còn khuyến khích nhân viên làm để quảng bá. Nhưng chỗ làm là nơi tập trung thông tin không phải của riêng người quay: dữ liệu khách hàng, tài liệu nội bộ, hình ảnh đồng nghiệp, quy trình an ninh.
Rủi ro khi quay trend ở chỗ làm vì thế có hai chiều: bạn có thể làm lộ thông tin của người khác và của công ty, và bạn có thể tự đặt mình vào thế vi phạm nội quy hay cam kết bảo mật. Bài này đi qua những thứ hay lọt khung hình ở văn phòng, cửa hàng, bệnh viện, nhà máy; cách hỏi ý đồng nghiệp; và cách đọc chính sách của công ty để biết mình được làm gì.
Những thứ hay lọt khung hình ở chỗ làm
Ở văn phòng, thủ phạm số một là màn hình máy tính phía sau: bảng tính doanh số, hộp thư đang mở, phần mềm quản lý khách hàng, lịch họp có tên đối tác. Tiếp theo là bảng trắng sau buổi họp còn nguyên sơ đồ kế hoạch, giấy tờ trên bàn, thẻ nhân viên đeo cổ, mặt bằng bố trí văn phòng và cửa an ninh.
Ở cửa hàng và nhà hàng, thứ hay lộ là hoá đơn, sổ ghi chép, màn hình máy tính tiền, quầy thu ngân, khu kho, và đặc biệt là khách hàng. Trend "khách lạ nhất ca hôm nay" hay "khách đòi gì đây" thường kể chuyện về một người khách cụ thể, đôi khi kèm hình ảnh, giọng nói hay hoá đơn của họ.
Ở bệnh viện, phòng khám, ngân hàng, trường học, mức độ nhạy cảm cao hơn nhiều: bệnh nhân trên giường phía sau, hồ sơ bệnh án, khách đang giao dịch, học sinh trong lớp. Ở nhà máy và công trình, khung hình có thể lộ dây chuyền, quy trình, công thức, thiết bị mà doanh nghiệp coi là bí mật kinh doanh. Những nghề này thường có quy định rất chặt về chụp ảnh và quay phim.
Mức độ nhạy cảm theo loại nơi làm việc
Bảng dưới không thay cho quy định của từng nơi, nhưng gợi ý mức cẩn trọng nên có trước khi giơ điện thoại lên quay.
| Nơi làm việc | Thông tin dễ lộ | Mặc định nên làm |
|---|---|---|
| Văn phòng thông thường | Màn hình, bảng trắng, tài liệu, thẻ nhân viên | Quay ở khu chung, tắt màn hình, dọn bàn trước khi quay |
| Cửa hàng, nhà hàng, quán cà phê | Khách hàng, hoá đơn, máy tính tiền, kho | Quay ngoài giờ mở cửa hoặc khu không có khách |
| Bệnh viện, phòng khám, nhà thuốc | Bệnh nhân, hồ sơ, đơn thuốc | Không quay khu có người bệnh; tuân thủ quy định cơ sở |
| Ngân hàng, công ty tài chính | Khách giao dịch, số liệu, quy trình an ninh | Chỉ quay khi có cho phép rõ ràng từ đơn vị |
| Trường học, trung tâm trẻ em | Học sinh, trẻ nhỏ, danh sách lớp | Không quay trẻ nếu không có sự đồng ý của phụ huynh và nhà trường |
| Nhà máy, công trường, phòng thí nghiệm | Dây chuyền, công thức, thiết bị, mặt bằng | Thường bị cấm quay; hỏi trước bộ phận phụ trách |
Nguyên tắc chung: nơi nào có thông tin của khách hàng, người bệnh, trẻ em hoặc bí mật sản xuất thì mặc định là không quay, trừ khi đơn vị cho phép và có hướng dẫn cụ thể.
Đồng nghiệp không phải diễn viên miễn phí
Trend nhảy cả phòng hay diễn lại tình huống công sở thường kéo đồng nghiệp vào. Nhiều người vui vẻ tham gia, nhưng cũng có người ngại mà không dám từ chối trước mặt cả nhóm, nhất là khi người rủ là quản lý. Áp lực ngầm này là lý do việc xin phép ở chỗ làm cần làm kỹ hơn ngoài đời.
Cách tốt là hỏi riêng từng người, cho họ thời gian nghĩ, và có sẵn phương án cho người không muốn lên hình như đứng ngoài khung, quay lưng, cầm máy hộ. Trước khi đăng, cho những người có mặt xem bản cuối. Một số người có lý do riêng không muốn xuất hiện công khai: đang tránh một người quen cũ, đang làm thêm ở nơi khác, hoặc đơn giản là không thích. Họ không cần giải thích.
Với trend diễn lại tình huống có sếp, khách hàng hay đồng nghiệp khác, cẩn thận để nhân vật trong video không bị nhận ra là một người có thật cụ thể. Video châm biếm một kiểu người chung chung khác với video ai xem cũng biết đang nói về chị trưởng phòng. Kiểu thứ hai dễ dẫn tới mâu thuẫn nơi làm việc, thậm chí bị coi là xúc phạm danh dự.
Câu chuyện về khách hàng: ranh giới mỏng
Kể chuyện chung, không kể người cụ thể. Trend "những câu khách hay hỏi" hay "điều nghề này ai cũng gặp" hữu ích và an toàn vì không chỉ vào ai. Trend kể về "khách hôm nay" dễ khiến chính người khách nhận ra mình.
Không đưa hình, giọng, chữ viết của khách. Kể cả khi khách thật sự cư xử tệ, đăng hình họ lên mạng biến bạn thành người công khai thông tin của khách, việc mà hầu hết nơi làm việc cấm.
Không đưa hoá đơn, đơn hàng, tin nhắn chụp màn hình. Những thứ này chứa tên, số điện thoại, địa chỉ, thói quen mua sắm của khách, thuộc diện dữ liệu cá nhân doanh nghiệp có nghĩa vụ bảo vệ.
Đổi chi tiết đủ để không nhận ra. Nếu muốn kể một tình huống đáng học, thay đổi thời gian, nơi chốn, đặc điểm, để câu chuyện vẫn có ích mà không ai nhận ra người thật.
Nghĩ tới phản ứng của công ty. Một video phàn nàn khách hàng dù đúng vẫn có thể khiến người khác nghĩ công ty không tôn trọng khách. Với doanh nghiệp, đây là rủi ro hình ảnh, và nhân viên có thể bị kỷ luật vì nó.
Đọc chính sách công ty trước khi quay
Nhiều công ty có văn bản về mạng xã hội nằm trong nội quy, sổ tay nhân viên hay phụ lục hợp đồng mà nhân viên ký lúc vào làm rồi quên. Những câu cần tìm:
- Có cấm chụp ảnh, quay phim trong khu làm việc không, hay chỉ cấm ở một số khu nhất định.
- Điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng lao động: thế nào là thông tin mật, bao gồm cả mức lương, quy trình, khách hàng.
- Có được dùng tên, logo, đồng phục công ty trong nội dung cá nhân không, và nếu được thì cần xin phép ai.
- Quy định về phát ngôn: nhân viên có được nói về công ty trên mạng không, cần ghi chú quan điểm cá nhân hay không.
- Hệ quả khi vi phạm: nhắc nhở, kỷ luật hay chấm dứt hợp đồng.
- Người phụ trách: bộ phận truyền thông hay nhân sự, để hỏi khi không chắc.
Nếu công ty không có văn bản nào, hãy hỏi quản lý trực tiếp trước khi quay. Một tin nhắn hỏi trước tốn ít công hơn nhiều so với việc giải trình sau khi video đã lan. Kỷ luật lao động liên quan mạng xã hội phải tuân theo quy định hiện hành và nội quy đã đăng ký; khi có tranh chấp, nên hỏi chuyên gia pháp lý.
Khi công ty khuyến khích nhân viên làm trend
Nhiều doanh nghiệp, nhất là ngành bán lẻ, ăn uống, làm đẹp, khuyến khích nhân viên quay trend để quảng bá. Điều này không sai, nhưng có vài điểm người lao động nên rõ. Trước hết, quay cho công ty là công việc, nên nên hỏi rõ video đăng trên kênh nào, có được trả thêm không, quay trong hay ngoài giờ.
Thứ hai là quyền đối với hình ảnh sau khi nghỉ việc. Video có khuôn mặt bạn có thể vẫn ở trên kênh công ty sau khi bạn rời đi. Nếu không muốn, hãy thoả thuận trước, hoặc biết rằng có thể đề nghị gỡ dựa trên quyền đối với hình ảnh. Thứ ba, không ai bị bắt buộc xuất hiện trên mạng; một công ty tôn trọng nhân viên sẽ có phương án cho người không muốn lên hình mà không ảnh hưởng đánh giá công việc.
Nếu bạn là người quản lý, cách làm lành mạnh là có quy định bằng văn bản, liệt kê khu được và không được quay, cử một người duyệt nội dung trước khi đăng để soát thông tin khách hàng và tài liệu nội bộ, và tôn trọng người từ chối. Phần chiến lược nội dung cho thương hiệu là chuyên môn của người làm truyền thông, không thuộc phạm vi bài này.
Thẻ nhân viên, cửa từ và an ninh toà nhà
Một rủi ro ít được nghĩ tới khi quay trend ở chỗ làm là an ninh vật lý. Thẻ nhân viên đeo cổ quay rõ trong video cho người xem biết tên, chức danh, mẫu thẻ của công ty. Với kẻ có ý định trà trộn vào toà nhà, đó là thông tin để làm thẻ giả trông giống thật, hoặc để tự giới thiệu với lễ tân bằng đúng tên một nhân viên.
Video đi qua sảnh, thang máy, hành lang lộ cách bố trí văn phòng, vị trí cửa kiểm soát ra vào, chỗ camera, phòng máy chủ, kho hàng. Trend kiểu "đi làm cùng mình từ cổng tới bàn" về bản chất là một video hướng dẫn đường đi bên trong toà nhà. Nhiều vụ xâm nhập theo kiểu lợi dụng lòng tin, như giả làm nhân viên giao hàng hay kỹ thuật viên, bắt đầu từ chính những thông tin công khai như vậy.
Cách làm an toàn: tháo thẻ hoặc lật mặt sau trước khi quay, không quay cửa kiểm soát và khu vực hạn chế, không quay đường đi từ cổng vào chỗ ngồi, và đừng đăng video cho thấy cửa đang mở chặn bằng vật gì đó. Nếu công ty có bộ phận an ninh hoặc an toàn thông tin, hỏi họ khu nào được quay là nhanh nhất.
Câu hỏi thường gặp
Quay video ở chỗ làm trong giờ nghỉ trưa có được không?
Giờ nghỉ không thay đổi việc khung hình có thông tin nội bộ hay khách hàng. Nếu công ty cấm quay trong khu làm việc thì giờ nào cũng cấm. Nếu không cấm, vẫn phải soát hậu cảnh như mọi lúc.
Đăng video kể chuyện nghề nhưng không nêu tên công ty có an toàn không?
An toàn hơn, nhưng đồng phục, bố trí văn phòng, giọng kể về sản phẩm có thể khiến người quen nhận ra nơi bạn làm. Nếu nội dung có phàn nàn hay thông tin nhạy cảm, không nêu tên chưa đủ để tránh rắc rối.
Đồng nghiệp đăng video có mình mà không hỏi thì nên làm gì?
Nhắn riêng nhờ gỡ hoặc cắt phần có mình, giải thích ngắn gọn. Phần lớn đồng nghiệp sẽ đồng ý. Nếu không, có thể nhờ quản lý hoặc bộ phận nhân sự can thiệp, vì đây cũng là chuyện văn hoá nơi làm việc.
Video "một ngày đi làm" ở bệnh viện có được phép không?
Tuỳ quy định của từng cơ sở y tế, và nhiều nơi cấm quay khu có người bệnh. Ngay cả khi được phép, tuyệt đối không để lộ người bệnh, hồ sơ, màn hình theo dõi. Nhân viên y tế nên hỏi bộ phận phụ trách trước.
Công ty có quyền kỷ luật vì video đăng trên tài khoản cá nhân không?
Có thể, nếu video vi phạm nội quy hoặc cam kết bảo mật đã ký, chẳng hạn làm lộ thông tin khách hàng hay bí mật kinh doanh. Mức và thủ tục kỷ luật theo quy định hiện hành và nội quy của đơn vị.
Quay trend ở chỗ làm cũ sau khi đã nghỉ việc thì sao?
Cam kết bảo mật trong hợp đồng có thể vẫn còn hiệu lực sau khi nghỉ. Chia sẻ trải nghiệm nghề chung chung thường không sao, nhưng đưa thông tin nội bộ, tài liệu, hay nói xấu đích danh người cũ dễ dẫn tới tranh chấp.